誰でも文章力がみるみる上達するかもしれないライフハック術

なぜ、文章力が求められるのか?

日ごろからメールの文面について注意されることがあると思いますが、なぜ注意されるのでしょうか? それは、メールの内容=会社のイメージそのものだからです。電話であれば、例え誤った言葉遣いだったとしても、丁寧に話していれば気持ちは伝わるでしょう。しかし、メールの場合は違います。メールは書かれた内容がすべてです。できれば自分の言葉で、お客様に気持ちを伝えたいものですね。定型文を元に文章を追加・変更すると、不自然な文面になってしまうことも多いでしょう。機械的になりがちなメールだからこそ、丁寧な言い方、優しい言い回しを覚えてみませんか? 文章力は、どこの会社でも、プライベートでも、必ず役立つスキルです。一朝一夕で身につくものではありませんが、文章力は必ず上達するものです。基本を覚えて、日々の業務(メールやブログ記事、企画書や計画表作成)に役立てましょう!

文章力って、そもそも何なの?

語彙力、表現力、構成力、説得力、魅力…など、一口に文章力といっても様々な要素がありますね。その中でも、「言葉を選ぶ力(語彙力)」「言葉を組み合わせて文を作る力(表現力)」「文を組み合わせて文章を作る力(構成力)」は、練習すれば誰でも上達できる要素です。「文章を書くことの重要性」を理解し、よりよい文章を書けるように日々精進しましょう。

文章力は、どうやったら鍛えられるの?

「文章力は筋力と同じ」と言われていますから、答えは簡単。「書けば書くほど、うまくなる」のです。自信がなくても心配無用。誰だって、最初から良い文章を書けるはずがありませんから。

文章力を、効率よく鍛える方法はあるの?

申し訳ないですが、ありません。とにかく、単語を覚え、丁寧語・尊敬語・謙譲語を覚え、企業ならではの独特の言葉選びを覚え、ひたすら書き続けることです。とはいえ、「勉強」と言われると、やる気が起きないかもしれません。まずは「本を読む(それだけで語彙が増えますし、書けるようになりますね。ビジネス書を読むのも参考になるでしょう)」「新聞を読む(朝日新聞の天声人語など、新聞の顔となるコラムは、新聞社の中でもベテランで有能な記者が書いているものなので、非常に参考になりますね)」「著名人のコラムを読む(糸井重里さん主催の『ほぼ日刊イトイ新聞』には良質な文章がごろごろしていますね)」「メルマガを読む(企業のメルマガ、オンラインショップのメルマガ、文章力を鍛えるメルマガもありますね)」など、自分に合った方法で文章力を鍛えましょう。

まとめ作業が大事!

断片的な情報をひとつにまとめると、飛躍的に文章力が向上します。例えば、日々何かしらメモをとっていると思いますが、定期的にそのメモをまとめてみましょう。自分の考えを個人的にまとめてみたり、ブログにまとめてみたりしてみましょう。一度書いたメールを、別の視点で書き直してみましょう。定型文を見直し、もっと文章を短くできないか、他の言い回しはないか、もっと分かりやすく伝えられないか、じっくり考えてみましょう。

メールには何が求められる?

メールはとにかく「短く、分かりやすい文章」が求められます。主旨が分かりづらかったり、言葉遣いが変だったり、文脈が不自然だったり、丁寧語が多すぎたり、漢字やかなが多すぎたり、冗長な文章では、お客様に真意が伝わりづらいですね。最悪の場合、読んでもらえなかったり、会社のイメージを落とす可能性も…。

メールやメルマガ、ブログ記事を書きましたが、どうもイマイチ…どう修正すればいいの?

文章を書いたら、必ず見直す必要があります。校閲、校正作業と呼ばれるものですね。下記のような流れで作業をすると、修正しやすいでしょう。

①不必要な情報を削る

よくありがちなのが、「致します」「させて頂きます」などの連続。例えば、「○○致しますので、よろしくお願い致します」といった文をよく見かけますが、本当にその言い回ししかないのか、考えてみましょう。主語がない文もときどき見かけますので、お客様がメールを読んだときに違和感がないよう、注意しましょう。

②文章を分割する

ひとつの文に情報を詰め込みすぎると、分かりづらい文章になります。本題以外に伝えたいことがあったり、主題が複数ある場合は、段落を分けたほうが無難ですね。読みやすくするために、適度な改行も大事です。

③表記や字送りが統一されているか確認する

文章内で「買取」「買い取り」、「致します」「いたします」、「頂きます」「いただきます」など、表記や字送りがバラバラだと、とても違和感があります。自分の中である程度の基準を設けておくと良いでしょう。

分かりやすい文章を書くために、何かいいアプリはないの?

あります。以前の勉強会でも少し紹介しましたが、「ATOK」は効率的な文書作成をサポートしてくれます。多数の辞書が有料・無料で用意されており、「大辞林」「広辞苑」「英和・和英」「類語辞典」「記者用語辞典」「はてなキーワード」など、変換したそばから意味や類語、用例を教えてくれますから、「この言葉で合ってるかな…」「他の言い回しはないかな…」といった悩みから解放されます。文章を書きながら、言葉の勉強ができますから、興味のある方はぜひ利用してみてください。

おわりに

メールは、「簡潔に、伝えたいことを伝える」ものです。繰り返しになりますが、メールを書く上で大切なことは、「短く、分かりやすい文章」です。「説得力」や「魅力」は、なかなか身につけることが難しいですが、向上心を持って文章を書き続ければ、いつかきっと、魅力あふれる文章が書けるようになることでしょう。文章に説得力があれば、成約率の向上につながるでしょう。文章に魅力があれば、書いた人、店舗、会社に対して良い評価を得られるでしょう。有料メルマガなどは、その人が書く文章に、「お金を払うだけの説得力」があり、「お金を払ってみようと思える魅力」があるわけですね。今日の勉強会のことを時々で構いませんから、思い出していただいて、文章力上達のキッカケになれれば幸いです。